پروفرما یا پیش فاکتور چیست ؟
تفاوتی ندارد که شما در تجارت بین الملل فعال هستید یا تجارت داخلی انجام میدهید؛ یکی از مهمترین نکاتی که باید به آن توجه داشته باشید، بحث تنظیم پروفرما یا پیش فاکتور است. اگر چه این سند تجاری الزامی نیست ولی قبل از اینکه شما معامله اصلی خود را انجام دهید، بهتر است سندی را تنظیم نمایید که تمام جزئیات کالا، خدمات، قیمت، شرایط فروش و… در داخل آن درج شده باشد. به خصوص برای تجارت و بازرگانی بین المللی، این موضوع اهمیت بیشتری دارد. اما اگر به تازگی وارد عرصه بازرگانی شدهاید، قطعاً باید بدانید که پروفرما یا پیش فاکتور چیست؛ چه کاربردهایی دارد و دقیقاً چه اطلاعاتی در آن درج میشود. پس توصیه میکنیم حتماً تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.
منظور از پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟
پروفرما در واقع یک سند اولیه، چه برای تجارت بینالملل و چه برای تجارت داخلی به حساب میآید که غالباً خریدار از فروشنده درخواست پیش فاکتور را خواهد داشت. شما باید در داخل پیش فاکتور اطلاعاتی شامل نوع کالا، وزن، تعداد، قیمت آن، ارزش محصول، شرایط تحویل، شرایط پرداخت، مشخصات طرفین قرارداد و… را درج نمایید و در اختیار خریدار قرار دهید تا خریدار بتواند ارزیابی اولیه درمورد معامله و هزینههای نهایی داشته باشد. در این صورت بهتر میتواند مدیریت مالی داشته باشد و زمان تحویل کالا را به درستی تنظیم کند تا دقیقاً بدون هیچ مشکلی، در تاریخ مشخص بتواند کالا را دریافت نماید.
مهمترین تفاوت های پروفرما یا پیش فاکتور با فاکتورهای نهایی عبارتند از:
1- از نظر حقوقی، پروفرما غیر الزامی است و معمولاً به درخواست خریدار صادر میشود. ولی فاکتور جزء اسناد نهایی و مهم معامله به حساب میآید و حتماً باید بهطور قانونی تنظیم گردد.
2- پروفرما قبل از نهایی شدن معامله در اختیار خریدار قرار میگیرد ولی فاکتور بعد از تکمیل معامله تنظیم شده و نهایی میگردد.
3- در تجارت بین الملل شما هم به پروفرما و هم به فاکتور نیاز دارید. هدف از پروفرما در گمرک این است که پیش بررسی صورت گیرد. یعنی کارشناسان قبل از اینکه کالا به گمرک برسد، از پروفرما استفاده میکنند تا ببینند دقیقاً چه نوع کالایی قرار است وارد گمرک شود. ولی برای ترخیص کالا شما به فاکتور نیاز خواهید داشت.
4- لازم است بدانید که از نظر تعهدی، پروفرما هیچ اعتباری ندارد و فقط با فاکتور شما میتوانید تعهد پرداخت را از فروشنده دریافت نمایید.
بررسی اطلاعات درج شده در پروفرما یا پیش فاکتور
برای تنظیم پروفرما همانند هر سند معاملاتی دیگر، شما باید یکسری اطلاعات را در داخل پیش فاکتور یا پروفرما ثبت کنید. این اطلاعات عبارتند از:
-
اطلاعات طرفین معامله
شما باید مشخصات کامل شامل نام و نام خانوادگی، شماره تماس، شماره ثبت شرکت، شناسه مالیاتی، آدرس فروشنده و آدرس گیرنده را در پروفرما درج نمایید.
-
جزئیات کالا
اکنون باید به سراغ شرح کالا بروید. نوع کالا، ارزش آن، بهداشتی یا غیربهداشتی بودن، حساسیت به شرایط محیطی، وزن، تعداد، ابعاد، مشخصات فنی، استانداردها و کد کالا که برای گمرک مورد نیاز است را در داخل پیش فاکتور بنویسید.
-
اطلاعات مالی
باید مشخص گردد که ارزش هر واحد کالا چقدر است و در نهایت براساس خریدی که انجام دادهاید، باید چه مبلغی را بپردازید. در بحث اطلاعات مالی، لحاظ کردن تخفیفها، مالیاتها، هزینه حمل و نقل، عوارض، هزینه ترخیص کالا و… نیز ضروری است.
-
توضیح شرایط معامله
یکی از مهمترین اطلاعات در پیش فاکتور یا پروفرما این است که درمورد شرایط پرداخت، شرایط تحویل، روش انتقال کالا، مدت زمان اعتبار پیش فاکتور و زمان تحویل کالا، اطلاعات کامل، دقیق و واضح نوشته شود تا هیچ ابهامی به وجود نیاید.
کاربردهای پروفرما یا پیش فاکتور
در ابتدای مطلب توضیح دادیم پروفرما کمک میکند خریدار بتواند ذهنیت درستی درمورد روند انجام معامله، هزینهها و نحوه تحویل معامله دریافت نماید. بنابراین پروفرما یا پیش فاکتور، اگر چه ضروری نیست ولی نقش مهمی را در معاملات ایفا میکند چون باعث شفافیت مسیر معامله خواهد شد. مهمترین کاربردهای پروفرما یا پیش فاکتور عبارتند از:
-
استفاده از پروفرما در تجارت بینالملل
درست است که الزامی برای تنظیم پروفرما وجود ندارد ولی برای تجارتهای بینالمللی تقریباً تمامی خریدارها وجود پروفاکتور را الزامی میدانند چون همانگونه که گفتیم به روشن شدن مسیر معامله کمک میکند. از پروفرما میتوانید برای دریافت مجوزهای صادرات و واردات کالا، دریافت گواهی مبدا، برآورد هزینههای گمرکی و حتی برای تسریع سرعت ترخیص کالا از گمرک استفاده کنید.
-
دریافت تسهیلات بانکی
شاید شما برای حوزه کاری خود تصمیم گرفتهاید وامهای کلان از بانک دریافت کنید. اغلب وامهایی که برای کسب و کارها ارائه میشوند، به پروفرما یا پیش فاکتور نیاز دارند. یعنی فرض کنیم که تصمیم دارید چند دستگاه برای کارخانه خود تهیه کنید. باید یک پیش فاکتور تنظیم نمایید که این دستگاهها چقدر تمام میشوند؛ هزینه حمل و نقل راهاندازی آنها چقدر است و این پروفرما را در اختیار بانک قرار دهید تا براساس نیاز مالی شما، مشخص گردد که چه نوع وامی به شما تعلق میگیرد.
-
مدیریت داخلی هزینههای شرکت
بهعنوان مدیر یک شرکت برای اینکه بهتر بتوانید بودجه سالانه را برنامهریزی کرده و در واقع مدیریت دقیقی بر روی هزینههای داخلی داشته باشید، میتوانید از پیش فاکتور برای خریدهای داخلی استفاده کنید. پیش فاکتور در مدیریت داخلی از اختلاسهای مالی هم جلوگیری خواهد کرد چون وقتی پیش فاکتور در نرمافزارهای مالی به ثبت برسد، در صورتی که اختلاف فاحشی بین پیش فاکتور و فاکتور نهایی دیده شود، خیلی راحت شما میتوانید علت این اختلاف را بررسی کرده و در صورتی که تخلف مالی صورت میگیرد، به راحتی از طریق پروفرما میتوانید این موضوع را پیگیری کنید.
نکات مهم برای تنظیم پروفرما یا پیش فاکتور
تا این قسمت از مطلب متوجه شدید که پیش فاکتور به درخواست خریدار را صادر میگردد ولی وظیفه تنظیم آن برعهده فروشنده خواهد بود. برای تنظیم پروفرما یا پیش فاکتور به چند نکته توجه داشته باشید:
1- قبل از اینکه اطلاعاتی شامل اطلاعات شخصی و مالی در داخل پیش فاکتور لحاظ شود، کاملاً صحت آنها را بررسی نمایید.
2- همچنین مشخصات کالا از نظر نوع، جنس، ارزش، وزن، حجم و… را به طور دقیق بررسی کرده و در داخل پیش فاکتور لحاظ کنید چون اگر بعداً اختلافی بین پیش فاکتور و فاکتور نهایی از این نظر دیده شود، مشکل قانونی به وجود میآید.
3- در برآورد هزینهها کاملاً شفافانه عمل کنید تا بعداً درگیر مشکلات حقوقی نشوید.
4- برای تنظیم پیش فاکتور، طبق قوانین پیش بروید. یعنی اگر میخواهید در سطح تجارت بین الملل فعالیت داشته باشید، باید قوانین گمرکی برای هر دو کشور اجرا شود تا این سند مالی، اعتبار قانونی داشته باشد.
کلام آخر
مهمترین مزیت تنظیم پروفرما یا پیش فاکتور این است که از اختلافات مالی بعدی جلوگیری خواهد شد. به همین دلیل در تجارت بین الملل، شما حتماً باید این کار را انجام دهید ولی اگر پیش فاکتور بهصورت اصولی و قانونی تنظیم نشود، همین مسئله در جریان تجارت، برای شما مشکلات حقوقی را به وجود میآورد. پس پیش فاکتور باید توسط افراد متخصص و حرفهای تنظیم شود و یک کارشناس حقوقی باید آن را بررسی نماید. اگر در حوزه واردات و صادرات کالا فعالیت دارید، با مجموعه پارسیان تجارت بهنگار (PTB) در ارتباط باشید چون در این صورت هم از کارت بازرگانی شرکت استفاده میکنید و هم کارشناسان زبده در کنار شما هستند تا شما به راحتی تمامی مراحل صادرات و واردات و به خصوص گمرک را پشت سر بگذارید بدون اینکه مشکل قانونی برای شما به وجود بیاید.
